Ce include portalul
Client incarca documente in foldere organizate (Contracte, Facturi, Rapoarte, Acte fiscale, Corespondenta). Drag-and-drop multiple fisiere, preview PDF in browser, versioning automat (vezi istoricul), permisiuni per folder pe roluri (asistent vede tot, juniorul vede doar contracte). Limite configurabile 50MB-500MB/fisier. Storage pe AWS S3 sau Backblaze B2 encriptat.
Trei nivele: SES simpla (click + checkbox), AdES avansata cu certificat digital si audit log, QES calificata echivalent semnatura olografa via Trans Sped / CertSign / DigiSign. Integram Namirial sau Signaturit pentru flow turn-key. Documentele primesc sigiliu electronic + timestamp, dovedibile in instanta conform Reg. UE 910/2014.
Sincronizare orara cu SmartBill (sau Oblio, FGO, Facturis) prin API oficial. Client vede toate facturile emise pe CUI-ul lui cu status (emisa, platita, restanta, anulata), descarca PDF + XML e-Factura, primeste notificare la emitere si reminder inainte de scadenta. Pentru ERP-uri grele (SAP, Charisma) facem conector custom.
Ticketing pe categorii cu SLA configurabil per tier client, atribuire automata, statusuri, atasamente, istoric. Chat real-time WebSocket (Enterprise) cu fallback ticketing in afara orelor. Toate conversatiile salvate si cautabile. Integram cu Crisp / Intercom / Front daca deja folosesti, sau facem dedicat fara abonament tert.
Email transactional via Resend / Postmark / SES cu DKIM+SPF+DMARC. WhatsApp Business API via Twilio sau 360dialog pentru critice (deschidere 95% vs 20% email). SMS Vonage backup. Push web/mobil via Firebase pentru PWA. Client alege canalele preferate per tip eveniment. Enterprise: integrare Slack / Teams pentru workspace corporate.
Email + parola cu bcrypt, magic link fara parola, 2FA TOTP (Authenticator), SMS OTP, SSO Google Workspace si Microsoft 365 prin SAML2/OAuth (Enterprise), Passkeys WebAuthn pentru flow modern. Configurabil per rol si client. Enterprise: IP whitelist si restrictie geografica.
Roluri configurabile (Owner, Manager, Operator, Viewer) cu permisiuni granulare per resursa (documente, facturi, tichete, setari). Audit log complet — cine a vazut ce, cand, de pe ce IP, ce a modificat. Export CSV pentru audit financiar sau juridic. GDPR-ready cu drept de stergere si export date.
Reguli pe evenimente: cand client incarca un document, atribuie automat catre owner intern; cand factura depaseste scadenta, notificare WhatsApp; cand tichet sub SLA, escalatie la manager. Integram cu n8n sau Make pentru flux complex. Webhook-uri pentru integrare ERP custom sau CRM extern.
Cum lucram
Saptamana 1-2
Workshop cu echipa ta: mapam fluxurile reale cu clientii (cum trimiti acum contract, cand cere factura, ce intrebari repeti). Definitivam roluri, tipuri document, integrari obligatorii. Livrabil: documentatie arhitectura + wireframe-uri Figma pentru aprobare.
Saptamana 2-3
Design UI in Figma pe identitatea ta vizuala. Prototip click-through testat cu 2-3 clienti reali pentru feedback inainte sa scriem cod. Ajustari rapide. Livrabil: design system + prototip aprobat.
Saptamana 3-6
Build pe Next.js + Postgres + S3. Sprint-uri saptamanale cu demo live. Autentificare, documente, facturi, ticketing in ordinea aceasta. Deploy pe staging accesibil tie permanent — vezi progresul real-time, nu rapoarte PowerPoint.
Saptamana 6-8
Integrare SmartBill / Oblio, Namirial pentru semnatura, Twilio pentru notificari. QA pe device-uri reale (iPhone, Android, desktop). UAT cu 3-5 clienti pilot care folosesc portalul in viata reala 1-2 saptamani. Fix bug-uri descoperite.
Saptamana 8-12
Migrare clienti existenti in valuri (10-20 pe saptamana), training video pentru ei si echipa interna, suport prioritar 4 saptamani post-launch. Monitoring uptime, performance, log-uri erori. Iteratii rapide pe feedback real.
Continuu
Updates security lunare, monitoring, backup zilnic. Adaugam features pe nevoi reale (vezi ce intreaba clientii, ce flow se uzeaza). Optional retainer 350-800€/luna pentru dev continuu sau pay-per-feature.
Stack tehnologic
React Server Components, App Router, streaming UI. PageSpeed 95+ pe portal complex. PWA pentru install pe mobil. TypeScript strict pentru zero bug-uri de tip.
API REST + WebSocket pentru chat live. Postgres 16 cu Row-Level Security pentru multi-tenant. Prisma ORM. Hostat pe Hetzner sau AWS RDS.
NextAuth pentru email/parola/magic link. WorkOS sau Clerk pentru SSO Google/Microsoft enterprise. WebAuthn pentru passkeys moderne. 2FA TOTP nativ.
AWS S3 sau Backblaze B2 pentru documente, encriptat AES-256. Cloudflare R2 pentru bandwidth zero-cost. CDN global pentru download rapid.
Integrare API pentru semnatura SES / AdES / QES eIDAS. Trans Sped si CertSign pentru certificate calificate ANCOM. Audit trail + timestamp legal.
API oficial pentru sincronizare facturi, status plata, descarcare PDF + XML e-Factura. Webhook-uri pentru notificare instant. Fallback Facturis, FGO.
Pricing pe tier
4.000-6.000€
Livrare 6 saptamani
7.000-10.000€
Livrare 8-10 saptamani
11.000-14.000€
Livrare 10-12 saptamani
Cazuri reale
Inainte
Email + WeTransfer pentru documente, semnaturi olografe trimise prin curier, 12h/saptamana secretariat doar pentru 'unde e contractul'
Dupa
Portal Pro 8.500€, semnatura AdES Namirial, ticketing. Secretariat redus la 3h/saptamana pe partea asta, semnare contracte de la 5 zile la 30 minute
Lectie
Investitia s-a amortizat in 5 luni doar prin timpul secretariat eliberat. Plus clienti mai fericiti = retention +18% an la an.
Inainte
SmartBill emite, contabilul exporta PDF si trimite manual pe email 140 facturi/luna, raspunde la 80 emailuri 'unde e factura' pe luna
Dupa
Portal Pro 9.000€ cu integrare SmartBill live, notificari WhatsApp. Zero emailuri 'unde e factura'. Plata facturi cu 6 zile mai rapid (cash flow imbunatatit)
Lectie
Plus rentabilizat in 7 luni. Bonus: contabilul a putut prelua inca 25 firme client cu acelasi timp de lucru.
Inainte
Rapoarte lunare trimise prin Google Drive, briefs pe Slack imprastiate, facturi pe email, churn 22% anual din 'nu vad ce facem'
Dupa
Portal Enterprise 12.500€ cu SSO Google, chat live, dashboard rapoarte automate. Churn scazut la 8% — clientii vad valoarea constant
Lectie
Reducere churn 14 puncte procentuale = +180.000€ revenue pastrat an la an. Portal a fost cea mai buna investitie de retentie.
Intrebari frecvente
Firmelor B2B care lucreaza cu acelasi client lunar si schimba mult document, factura, raport sau update: cabinete avocatura, firme contabilitate, consultanta fiscala, agentii marketing pe retainer, firme arhitectura, clinici medicale private cu pacienti corporate, MSP-uri IT. Semnal clar ca-ti trebuie: peste 30 clienti activi, peste 50 emailuri/saptamana cu 'unde e factura', 'trimite contractul iar', 'cand vine raportul'. Daca esti aici, portal custom amortizeaza in 4-8 luni doar prin timpul economisit la secretariat si suport. Sub 20 clienti activi: foloseste Notion sau ClientPortal SaaS, nu construi custom.
Tier-uri reale: 1) Starter 4.000-6.000€ — autentificare email + magic link, dashboard simplu, upload/download documente, lista facturi statica, 6 saptamani. 2) Pro 7.000-10.000€ — adauga semnatura electronica eIDAS (cu Namirial sau Signaturit), integrare SmartBill pentru facturi live, ticketing, notificari email + WhatsApp, 2FA, 8-10 saptamani. 3) Enterprise 11.000-14.000€ — SSO (Google/Microsoft), roluri si permisiuni granulare, chat in-app, audit log, multi-tenant pentru holding/grup, integrari ERP custom, 10-12 saptamani. Pret include design, dev, hosting setup, training echipa.
Da, suportam trei nivele de semnatura conform eIDAS si Reg. UE 910/2014: 1) SES (semnatura electronica simpla) — click si checkbox, valida pentru acord intern, contracte mici, GDPR. 2) AdES (avansata) — cu certificat digital, trasabilitate audit log, valida legal pentru majoritatea contractelor B2B din RO. 3) QES (calificata) — cu certificat calificat de la furnizor acreditat ANCOM (CertSign, DigiSign, Trans Sped) — echivalent legal cu semnatura olografa, accepta in instante. Integram cu Namirial, Signaturit sau Trans Sped — la Pro implicit AdES, la Enterprise putem face QES. Documentele semnate primesc sigiliu electronic + timestamp si raman dovedibile in instanta.
Configurabil per client si per rol. Optiuni: 1) Email + parola clasic cu bcrypt + politica complexitate (default toate tier-urile). 2) Magic link prin email (fara parola, click in mail, login 15 min) — bun pentru clienti care intra rar. 3) 2FA TOTP (Google Authenticator, Authy) — recomandat pentru roluri cu acces la documente financiare. 4) SMS OTP via Twilio sau Vonage — backup pentru clienti non-tech. 5) SSO Google Workspace / Microsoft 365 prin SAML2 sau OAuth — pentru clienti corporate care vor login cu emailul de la firma lor (Enterprise). 6) Passkeys (WebAuthn) — modern, fara parola, biometric — viitor. La Enterprise putem face si IP whitelist + restrictie geografica.
Da, integrare SmartBill via API oficial este standard la tier Pro+. Functioneaza astfel: portalul preia automat facturile emise pe CUI/CIF client (sincronizare orara sau on-demand), le afiseaza in tab 'Facturi' cu status (emisa, platita, restanta, anulata), permite download PDF original SmartBill + XML e-Factura pentru integrare contabilitate client. Plus: notificare automata email cand se emite factura noua, reminder la 7 zile inainte de scadenta, badge rosu pentru restante. Integram si cu Oblio, FGO, Facturis. Pentru ERP-uri mai grele (SAP, Oracle, Charisma) facem conector custom la cerere (cost extra 1.500-3.500€).
Multi-canal configurabil pe tip eveniment si preferinta client. Email transactional via Resend, Postmark sau Amazon SES (deliverability 98%+, DKIM+SPF+DMARC setate corect). WhatsApp Business API via Twilio sau 360dialog pentru notificari critice (factura emisa, document semnat, ticket raspuns) — costa 0.04-0.08€/mesaj dar deschiderea e 95% vs 20% email. SMS via Vonage pentru fallback non-tech. Push web (PWA) si push mobil prin Firebase pentru cei care instaleaza portalul ca app. Clientul isi alege in setari canalele preferate per tip notificare. La Enterprise: integrare Slack/Teams pentru clienti corporate care vor notificarea in workspace-ul lor.
Da, ambele variante disponibile. Ticketing (Pro+): client deschide tichet pe categorie (cerere document, intrebare factura, suport tehnic, alt subiect), atribuire automata catre owner intern, SLA configurabil per tier client (response 4h/24h/48h), istoric vizibil ambelor parti, atasamente, statusuri (deschis, in lucru, asteptare client, rezolvat). Chat real-time (Enterprise): WebSocket sau Pusher pentru live chat cu echipa ta in orele de program, fallback ticketing in afara. Toate conversatiile salvate, exportabile, cautabile. Integram cu Crisp, Intercom sau Front daca firma deja foloseste — sau facem dedicat in portal fara abonament lunar tert.
Realist pe tier-uri: Starter 6 saptamani — saptamana 1-2 design + arhitectura, 3-4 dev features core, 5 QA + UAT pe 3 clienti pilot, 6 polish + go-live. Pro 8-10 saptamani — adauga 2 saptamani pentru integrari SmartBill + semnatura + notificari multi-canal. Enterprise 10-12 saptamani — adauga 2-3 saptamani pentru SSO, multi-tenant, audit log si integrari ERP. Recomandam abordare in 3 faze: MVP livrat live in 6-8 saptamani cu 5-10 clienti pilot, feedback si iteratie in saptamanile urmatoare, rollout complet la toti clientii la 3-4 luni de la kickoff. Asta evita big bang launch unde descoperi probleme cu 100 clienti deodata.
Servicii conexe
Daca ai nevoi mai larg decat portal client — aplicatie web completa cu logic propriu de business.
Dashboard pentru echipa ta — analytics, raportari, vizualizari date interne. Complement perfect portalului.
CRM facut pe procesul tau — nu HubSpot fortat sa-ti seamene. Pipeline, deal-uri, contacte, integrari proprii.
Daca vrei doar conectare SmartBill cu sistemul tau actual — fara portal complet — facem integrare standalone.
n8n, Make, Zapier pentru fluxuri repetitive intre tooluri. Portalul beneficiaza enorm de automatizari in spate.
Pricing complet pentru toate serviciile — portal, aplicatie, CRM, automatizari, totul transparent.