CRM custom pentru clinici stomatologice si medicale

Un CRM dentar livrabil de noi acopera fluxul real de cabinet: 1) Calendar programari multi-medic cu drag-and-drop, suprapuneri si timp tampon configurabil. 2) Fisa pacient digitala cu odontograma interactiva (32 dinti, marcaje carie/lipsa/coroana/implant), istoric tratamente, anamneza, alergii, radiografii atasate. 3) Plan de tratament cu etape, pret estimat, acceptare semnata digital, esalonare plati. 4) Modul programari online publice (widget pentru site) cu confirmare automata. 5) Reminder WhatsApp Business / SMS / email cu confirmare programare. 6) Facturare integrata SmartBill sau Oblio cu casa de marcat. 7) Rapoarte: cifra zilnica, productie/medic, tratamente populare, no-show rate. 8) Drepturi pe roluri: medic, asistenta, receptioner, manager. Totul construit pe specificul clinicii tale, nu adaptat dintr-un generic.

Punem un widget pe site-ul clinicii (sau pagina dedicata /programari) unde pacientul alege serviciu, medic, slot liber din calendar — totul real-time din CRM, fara overbooking. La confirmare se trimite automat un mesaj WhatsApp Business API (recomandat — rata citire 95%+) sau SMS prin Twilio/Vonage cu detalii programare si buton confirmare. Cu 24h inainte se trimite reminder automat; daca pacientul nu confirma, sistemul anunta receptionerul pentru follow-up telefonic. La no-show, slot-ul se elibereaza automat si lista de asteptare primeste notificare. Tot fluxul e configurabil per clinica (mesaje custom, intervale, exceptii sarbatori).

Fisa pacient include: date personale GDPR (CNP encriptat AES-256), anamneza completa (boli cronice, medicatie, alergii, sarcina, alergie anestezic), odontograma interactiva cu istoric pe fiecare dinte (stare initiala, interventii, materiale folosite), radiografii panoramice/retroalveolare cu zoom si markup, fotografii intra-orale, plan tratament curent, istoric vizite cu medic, manopera si observatii, plati efectuate si restante. Acordul informat se semneaza digital pe tableta (semnatura grafica salvata ca imagine pe document PDF) sau prin OTP SMS pentru documente la distanta. PDF-urile semnate sunt sigilate cu timestamp si stocate criptat — eIDAS compatibile, acceptate juridic in RO.

Da, integrare nativa cu SmartBill API si Oblio API pentru emitere automata factura la finalizare plata in CRM (factura electronica e-Factura ANAF inclusa). Pentru bon fiscal: integrare cu case de marcat Datecs DP-25 / Tremol M20 prin driver ECR-MF, sau cu solutii cloud Net2Net si KeepEye. Cand pacientul plateste in clinica (cash/card), CRM-ul emite simultan bonul fiscal pe casa si factura in SmartBill — fara dubla introducere. Pentru clinici fara casa proprie: integram POS Smart Stripe sau Netopia cu emitere automata bon fiscal cloud (legal in RO din 2025). Configuram si raportarile zilnice Z fiscale automate.

CRM-ul are sistem de recall automat configurabil pe tip tratament. Exemplu standard: la finalizare detartraj sau control, se programeaza automat un reminder peste 6 luni. Cu 14 zile inainte de data target, sistemul trimite mesaj WhatsApp/SMS personalizat ('Buna [Nume], au trecut 6 luni de la ultimul detartraj — programeaza-te in 30 sec'). Mesajul contine link direct la widget programare cu medicul precedent si slot-uri disponibile. Pacientii care nu raspund la 3 reminder-uri intra in lista 'recall manual' pentru receptioner. Rapoarte clare: rata recall succes / luna, pacienti pierdut > 12 luni, valoare estimata pacient recuperat. Recall-ul aduce tipic 15-25% crestere venit/luna in primele 6 luni de utilizare.

Da, modulul Plan Tratament e construit pentru lucrari complexe (ortodontie, implanturi, proteze) cu valoare 3.000-30.000 RON care necesita esalonare. Flux: medic creeaza plan cu etape (consult, amprenta, implant, coroana etc), fiecare cu pret si data estimata. Pacientul vede plan complet, accepta digital. Stabilim grafic plati (avans 30%, transe 4-12 luni). CRM-ul urmareste automat scadente, trimite reminder cu 3 zile inainte de fiecare transa (WhatsApp + email), genereaza facturi proforma si finale prin SmartBill. Restante peste 14 zile primesc notificare cu link plata Stripe/Netopia. Dashboard restante in timp real pentru manager. Optional: integrare cu TBI Credit pentru rate fara dobanda.

Da, sistem complet de roluri si permisiuni configurabil. Roluri tipice: 1) Manager/Proprietar — acces total + rapoarte financiare + setari. 2) Medic — vede doar pacientii alocati, fisa completa, plan tratament, calendarul propriu. 3) Asistent — fisa pacient curent in tratament, instrumentar, stocuri materiale. 4) Receptioner — calendar global, programari, plati, facturi, fara acces la fisa medicala. 5) Contabil — facturi, plati, rapoarte financiare, fara date medicale. Toate actiunile sunt logate (cine, ce, cand) — log imutabil pentru audit ANSPDCP. La modificare retroactiva fisa, se pastreaza versionare cu timestamp. Login cu 2FA obligatoriu pentru roluri sensibile. Sesiune expira la 30 min inactivitate (configurabil).

Date medicale = categorie speciala GDPR (Art. 9), necesita protectie suplimentara. Implementam: 1) Hosting in UE obligatoriu (Hetzner Frankfurt sau Cloudflare EU) — fara transfer date in afara UE. 2) Encriptare la rest AES-256 pe baza date, encriptare TLS 1.3 in transit. 3) CNP si date sensibile encriptate cu chei separate (envelope encryption). 4) Backup zilnic encriptat off-site cu retention 90 zile, plus arhiva legala 10 ani conform Legii Sanatatii. 5) Consimtamant explicit pacient la primul contact (digital, granular per tip prelucrare). 6) Drept de stergere (right to be forgotten) implementat — anonimizare in 30 zile la cerere. 7) DPIA si registru evidenta prelucrari livrate la setup. 8) Acord prelucrare date cu noi (ca procesator) semnat. Conformitate verificata de jurist GDPR independent inainte de go-live.