CRM service auto Romania — programari, devize, istoric VIN

Modulele standard pe care le construim pentru un service auto sunt: 1) Programari online cu calendar pe mecanic si box de lucru. 2) Receptie auto cu deviz digital semnat pe tableta. 3) Comanda lucrare (work order) cu manopere si piese alocate. 4) Istoric masina dupa VIN sau numar de inmatriculare. 5) Gestiune stoc piese cu cod OEM si compatibilitati. 6) Facturare integrata SmartBill sau Oblio. 7) Notificari SMS/WhatsApp pentru programari, lucrare gata, ITP/RCA expirat. 8) Raportari profitabilitate pe lucrare, mecanic, marca. Personalizam dupa cum lucreaza service-ul tau — vulcanizare, mecanica generala, electrica, tinichigerie au flow-uri diferite.

Receptionerul deschide o fisa noua si scaneaza talonul (sau introduce numarul) — sistemul aduce automat datele clientului si masinii din istoric daca a mai fost la voi. Adauga manopere din nomenclator (timpi standard pe operatie, ex: schimb placute fata 0.8h) si piese din stoc (cu cod OEM si pret). Devizul se calculeaza automat cu TVA si marja agreata. Clientul semneaza pe tableta direct — devine acord ferm pentru lucrare. Cand mecanicul incepe efectiv, statusul trece la 'in lucru' cu tracking timp real. La final: fotografii inainte/dupa, factura SmartBill generata cu un click, SMS automat 'masina gata'.

Da, aceasta e una din functiile cu impact mare pentru retentie clienti. Cauti dupa VIN sau numar de inmatriculare si vezi: toate vizitele anterioare cu data, manoperele facute, piesele schimbate cu marca si lot, kilometrajul la fiecare interventie, fotografiile atasate, mecanicul care a lucrat, devizele si facturile. La urmatoarea programare, recepton vede instant 'acum 8000 km am schimbat distributia, urmeaza filtre ulei la 10000 km'. Plus alerte automate: 'masina X are revizie scadenta in 30 zile', care declanseaza campanie SMS de reactivare. Service-urile care folosesc istoricul VIN cresc revenue per client cu 25-40%.

Pentru ITP-uri integram cu statia ITP proprie daca o ai (export raport direct in CRM cu rezultat ADMIS/RESPINS si defecte). Cu RAR direct nu exista API public functional in 2026 pentru consultari externe — alternativa e abonament la baza de date piese (Autodoc, TecDoc, SilverDAT) pentru identificare piese dupa VIN cu compatibilitati corecte. Mai integram: API SmartBill / Oblio pentru facturare, API ANAF e-Factura B2B daca lucrezi cu firme, API CRMA pentru asigurari daca esti partener, plata online Stripe/Netopia pentru avansuri programari, contoare ore din sistem ridicator daca echipamentul tau o permite (Bosch, Hofmann).

Clientii pot rezerva 24/7 de pe site sau dintr-un link WhatsApp. Flow standard: alege tip lucrare (revizie, ITP, vulcanizare), aleg masina (sau introduc VIN nou), aleg zi si interval orar (sistemul vede disponibilitate reala pe box-uri si mecanici). La confirmare: SMS si email cu detalii + adauga in Google/Apple Calendar. Cu 24h inainte: SMS reminder automat. Daca clientul nu confirma, suni tu — sau setezi auto-anulare cu redistribuire slot. Notificari WhatsApp prin Twilio sau WhatsApp Business API oficial — costa ~0.03 EUR/mesaj dar conversia e net mai buna decat SMS (citire 95%+ vs 70%).

Stoc cu cod OEM, descriere, compatibilitati VIN/model, locatie raft, cantitate, pret achizitie, pret vanzare, furnizor principal. La fiecare deviz, piesele se rezerva din stoc — nu se mai vand de doua ori accidental. Cand stocul scade sub minim (configurabil pe articol), sistemul genereaza propunere comanda catre furnizor (Autonet, Augsburg, Inter Cars, etc). Cu unii furnizori facem integrare directa prin API (pret real-time, disponibilitate, comanda one-click). Pentru rest, exporti CSV/PDF si trimiti pe email. Bonus: tracking marja pe piesa, alerte cand un furnizor creste pretul brusc.

Da, integrarea SmartBill e standard la noi. Cand inchei comanda lucrare in CRM: apesi 'Factureaza' si in 2 secunde se genereaza factura in SmartBill cu manoperele si piesele exact ca pe deviz, cu TVA corect (19% standard, taxare inversa cand e cazul B2B), serie si numar din SmartBill. Factura PDF se ataseaza automat la fisa lucrarii si pleaca pe email/WhatsApp catre client. Daca clientul plateste pe loc cu cardul (POS sau Stripe Terminal), se inregistreaza incasarea in SmartBill si CRM simultan. Pentru firme: e-Factura prin ANAF se trimite automat in maxim 5 zile lucratoare (conform obligatie 2024+).

Plaja noastra: 4.500 - 16.000 EUR, in functie de scope. Pachet de baza (4.500-6.500 EUR): programari online, deviz/comanda lucrare, stoc simplu, integrare SmartBill, notificari SMS — 6-8 saptamani livrare. Pachet mediu (7.000-10.500 EUR): plus istoric VIN avansat, integrare furnizori piese, dashboard profitabilitate, WhatsApp Business, mobile app pentru mecanici — 8-10 saptamani. Pachet enterprise (12.000-16.000 EUR): multi-locatie cu sincronizare stoc, integrare TecDoc/Autodoc, modul tinichigerie cu evaluare daune foto AI, conectare sistem ridicator — 10-14 saptamani. Plata in 3 transe: 40% start, 40% UAT, 20% go-live. Suport primul an inclus.