Ce include proiectul
Prima livrare e un document de 8-12 pagini cu cost real pe 3 ani: ce platesti acum la HubSpot/Pipedrive/Salesforce, ce ai plati la custom (build + hosting + suport), break-even la cati useri, riscuri pe ambele variante. Daca custom nu se justifica matematic, iti spunem clar si nu mergem mai departe.
Workshop-uri 2-3 sesiuni cu echipa: cum arata pipeline-ul azi, ce stadii reale exista (nu cele teoretice din HubSpot), ce date colectezi pe lead/deal, ce raportari folosesti zilnic. Iese harta procesului care devine schema CRM-ului — nu copiem HubSpot, copiem procesul tau.
Export prin API oficial HubSpot/Pipedrive/Salesforce: contacte, companii, deal-uri, activitati, note, fisiere atasate, istoric emails. Mapping camp-cu-camp, import etapizat cu validare. Verificare pe 20-30 inregistrari aleatoare ca istoricul e intact. Zero pierderi de date.
Frontend Next.js 16 (App Router, Server Components), backend Node.js sau Python, baza de date PostgreSQL 16 cu encriptare. Auth cu NextAuth sau Clerk. Stack ales special sa fie preluabil de orice agentie din Romania — fara framework-uri exotice care te leaga de noi.
RBAC granular: rol Sales Junior vede doar deal-urile lui, Manager vede echipa, Director vede tot. Permisiuni pe campuri sensibile (CNP, IBAN, salar). Audit log complet — cine a accesat, modificat, sters ce inregistrare, cand. Cerinta hard pentru ISO 27001, banking, healthcare.
Sincronizare bidirectionala Gmail/Outlook (emails apar pe fisa lead automat). Programare Google Calendar / Microsoft Calendar din CRM. WhatsApp Business Cloud API oficial. Click-to-call cu Twilio/Vonage cu inregistrare. Facturare automata SmartBill/Oblio din deal castigat. Fiecare integrare 800-3.000€.
Pipeline kanban customizabil, forecast pe stadii cu probabilitati ajustate, conversion rate stadiu-cu-stadiu, lead source ROI, velocitate medie pe sales rep, raportari export CSV/PDF pentru board. Nu un Tableau scump si separat — direct in CRM, refresh la 5 minute.
Git repo complet pe organizatia ta (nu a noastra), README cu setup local in 30 min, schema ER documentata, ADR-uri pentru deciziile arhitecturale, runbook pentru deploy si rollback. Orice dev senior poate prelua in 2-4 saptamani fara contact cu noi. Anti vendor lock-in by design.
Cum decurge proiectul
Call de discovery 90 min. Trimitem document TCO cu numar de useri, cost actual SaaS, estimare build custom, break-even. Daca matematica nu sustine custom, iti spunem clar si optimizam SaaS-ul actual (alta directie). Cost audit: 0€, fara obligatie.
2-3 workshop-uri cu sales team. Mapare pipeline real, stadii, camp-uri obligatorii, raportari critice. Iese schema ER, wireframe-uri Figma pentru ecranele cheie, lista de integrari prioritare. Validare formala cu sponsor de proiect.
Sprinturi de 2 saptamani cu demo la fiecare final. Ai acces la staging permanent ca sa atingi cu mana. Modulele in ordine: auth + contacte, deal pipeline, activitati si emails, raportari, integrari. Feedback continuu, nu surprize la go-live.
Export complet din SaaS prin API oficial. Mapping camp-cu-camp validat cu sales lead. Import in staging, verificare pe 20-30 lead-uri aleatoare ca istoricul e intact. Inca o testare cu 5 useri reali. Backup snapshot inainte de go-live productie.
Sesiune training live 2-3h cu video inregistrare. Documentatie userilor (PDF + Loom-uri pentru flow-urile cheie). Lansare pilot cu 3-5 useri timp de o saptamana, apoi rest of company. Suport intensiv primele 2 saptamani, raspuns 30 min in orele de program.
Hypercare 2 saptamani post-launch (bug fix gratuit prioritate maxima). Apoi tranzitie la contract suport lunar (60-500€/luna dupa nivel SLA). Daca preferi sa preia echipa ta interna, handover tehnic 2 zile cu cod walk-through si Q&A.
Pretul real de build
Nu vindem pachete fixe pe CRM — fiecare proces de sales e altul. Mai jos sunt cele 3 tier-uri tipice. Audit-ul TCO initial e gratuit si iti spune exact unde te incadrezi.
5.000€ - 8.000€
6-8 saptamani build
9.000€ - 15.000€
8-12 saptamani build
16.000€ - 25.000€
12-20 saptamani build
Intrebari frecvente
Calcul simplu pe 3 ani: HubSpot Sales Hub Professional 90€/user/luna = 1.080€/user/an. Pipedrive Professional 49€/user/luna = 588€/user/an. CRM custom mediu 8.000€ build + 80€/luna hosting + suport = 10.880€ total pe 3 ani. Break-even la HubSpot: 3-4 useri (10.880€ / 1.080€ / 3 ani ≈ 3.35 useri). Break-even la Pipedrive: 6-7 useri. Cu cat ai mai multi useri, cu atat custom devine dramatic mai ieftin: la 20 useri pe HubSpot Pro platesti 64.800€ in 3 ani vs ~12.000€ custom. Tine cont ca am exclus add-on-uri HubSpot (Marketing Hub, Service Hub) care pot dubla factura.
Depinde de doi factori: numar useri si cost lunar SaaS actual. Formula: ROI = (Cost SaaS anual - Cost suport custom anual) / Pret build. Exemplu real: client cu 12 useri pe HubSpot Pro plateste 1.080€ x 12 = 12.960€/an. Custom 9.500€ build + 90€/luna suport = 1.080€/an suport. Economie anuala dupa go-live: 11.880€. ROI in mai putin de 10 luni. La 25 useri pe Salesforce Enterprise (175€/user/luna), ROI sub 5 luni. La 3 useri pe Pipedrive Essential (15€/user/luna), nu ai ROI niciodata — ramai pe SaaS.
Risc real, gestionabil cu contractul corect. Mitigari pe care le impunem standard: 1) Cod sursa complet livrat la go-live (Git repo al clientului, nu al nostru). 2) Documentatie tehnica detaliata pentru orice dev senior preia in 2-4 saptamani. 3) Stack standard (Next.js/Node + PostgreSQL) — orice agentie sau freelancer din Romania poate prelua, nu e tehnologie exotica. 4) Export complet baza de date in CSV / SQL dump oricand, fara restrictie. 5) Contract suport lunar fara penalty de cancelare, plata in avans pe luna. Comparativ, daca HubSpot decide sa creasca preturile cu 40% peste noapte (s-a intamplat), nu ai unde sa pleci usor cu 5 ani de istoric in ei.
Da, e parte standard din proiect. Procedura: 1) Export complet din SaaS prin API oficial (HubSpot are export contacts/companies/deals/notes complet; Pipedrive la fel; Salesforce prin Data Loader). 2) Mapping camp-cu-camp la noul model de date — discutam ce campuri legacy nu mai au sens, ce campuri noi adaugam. 3) Import etapizat: contacte, companii, deal-uri, activitati, fisiere atasate. 4) Verificare manuala pe 20-30 inregistrari aleatoare. 5) Validare cu echipa de sales: cauta clienti dupa nume si vezi daca istoricul e intact. Timpul mediu: 3-7 zile inclus in build. Costul de migrare uzual: 800-2.500€ in functie de complexitate, dar de obicei inclus in pretul total.
Avantaj clar pentru custom. HubSpot stocheaza datele in US sau EU dupa plan (Enterprise EU disponibil contra cost), Salesforce la fel, Pipedrive in EU. Pentru DPO si compliance: tu nu controlezi exact unde sunt datele, cine are acces din provider, ce subcontractori folosesc. CRM custom self-hosted pe Hetzner Falkenstein sau OVH Bucuresti = date 100% in EU, fara transferuri internationale problematice, fara TIA (Transfer Impact Assessment) post-Schrems II. Pentru clienti din pharma, financial, public sector — uneori e singura optiune acceptabila. Bonus: encriptare AES-256 la rest, logs de access detaliate, control fin pe roluri si campuri sensibile (CNP, IBAN) la nivel de schema.
Variabil functie de SLA si nivel de modificari. Tier-uri tipice: 1) Maintenance basic 60-90€/luna = hosting Hetzner + monitoring + backup + updates security Linux + max 2h/luna debugging. Pentru CRM-uri stabilizate care nu se schimba lunar. 2) Maintenance + dezvoltare incrementala 250-500€/luna = pachet ore 4-8h/luna pentru ajustari, raportari noi, integrari mici. Cel mai frecvent ales. 3) Tech lead dedicat 1.500-3.000€/luna = pentru sisteme business-critical cu cerinte noi constante, SLA reactie 4h, escalatie 24/7. Comparativ HubSpot, costul lunar custom e tipic 70-80% mai mic la useri multi, dar trebuie sa-l vezi ca buget separat, nu pe per-user.
Da, toate integrarile uzuale sunt fezabile si bine documentate. Stack tipic: Gmail / Google Workspace prin Google API OAuth — sincronizare email cu deal-uri si contacte, programare intalniri din CRM in Calendar, vizualizare emails in fisa de client. WhatsApp Business prin WhatsApp Cloud API oficial Meta — trimitere mesaje template, primire si stocare conversatii pe lead. Microsoft 365 / Outlook prin Graph API similar Gmail. Telefonie cu Twilio, Vonage sau RingCentral pentru click-to-call si inregistrare apeluri. Facturare cu SmartBill, Oblio sau Saga API pentru generare automata facturi din deal castigat. Fiecare integrare adauga 800-3.000€ la pretul de build dupa complexitate.
Pentru CRM cu pipeline sales, contacte/companii, taskuri, raportari de baza si 2-3 integrari: 8-12 saptamani. Defalcare reala: Saptamana 1-2 discovery aprofundat (workshop-uri cu echipa de sales, mapping procese actuale, definire pipeline, roluri, permisiuni). Saptamana 3-4 prototip UI cu date reale pe staging, feedback pe ergonomie. Saptamana 5-8 build complet (auth, modul contacte/companii, deal pipeline kanban, activitati, raportari, integrari). Saptamana 9-10 migrare date din vechiul sistem si testare cu utilizatori cheie. Saptamana 11-12 training, lansare graduala (5-10 useri pilot, apoi rest), monitorizare intensa. Pentru CRM-uri mai mari (15+ useri, 5+ integrari complexe, modul marketing automation) socoteste 4-6 luni.
Servicii conexe
Detalii complete despre serviciul de CRM custom build pentru firme romanesti.
Cazul specific al echipelor de sales B2B complex, multi-stakeholder, cicluri lungi.
Daca CRM-ul are nevoie de modul mai larg (operational, project mgmt), aici e pagina.
Daca esti startup si vrei sa testezi inainte de build full, abordare MVP-first.
CRM custom + automatizari workflow inseamna ROI multiplicat. Pagina dedicata.
Vezi proiecte CRM si aplicatii custom livrate, cu rezultate masurabile.